Note de frais
TIMETRACKER vous permet de gérer vos notes de frais (compte de dépense) en toute simplicité. Un système complet de gestion des dépenses de vos employés.
Gérez vos notes de frais efficacement et en toute transparence. La solution TIMETRACKER pour la gestion de vos dépenses contient toutes les fonctions nécessaires pour un control absolu.
TIMETRACKER est un outil de gestion des notes de frais qui vous permet de garder le contrôle de vos dépenses. Le système ne se limite pas à une simple saisie en ligne, mais intègre l’ensemble du processus d’administration et d’analyse.
Le module s’intègre au système de sécurité de TIMETRACKER vous permettant de définir des rôles et de les assigner aux employés. Ces rôles définissent les droits d’accès aux différentes section du système. Vous pourrez également définir si des courriels et des notifications seront envoyés pour l’approbateur et l’employés, les avisant des actions à prendre ou prises.
Vous pourrez associer vos dépenses à vos projets et/ou à vos tâches. L’association vous permettra d’analyser le coût de vos projets et de vos tâches. Vous pourrez analyser également vos dépenses par projet, par catégorie de projet et par catégorie de tâche.
Approbation des notes de frais
TIMETRACKER intègre le processus d’approbation des dépenses. Vous identifiez un approbateur qui sera responsable de réviser et d’approuver les notes de frais de vos employés. L’approbateur aura accès à toutes les informations nécessaires pour l’aider à prendre une décision. Il pourra accepter ou refuser la note de frais.
Approbation du remboursement
TIMETRACKER vous permet d’ajouter un autre niveau d’approbation, spécifiquement conçu pour le département de comptabilité. Ce niveau indiquera le paiement du remboursement. Vous pouvez configurer le système en identifiant si ce niveau est activé ou non. S’il est désactivé, alors les notes de frais approuvées seront automatiquement considérées comme payées.
Barèmes complets
Vous pourrez associer à vos employés des barèmes de dépenses. Chaque barème vous permettra de définir, par type de dépense, le type de remboursement (frais réel, forfaitaire ou forfaitaire avec plafond). De plus le barème vous permettra de définir, par type de dépense, un budget qui limitera la dépense. Vous pourrez identifier des budgets journalier, hebdomadaire et mensuel. Vous pourrez identifier si le budget est obligatoire ou optionnel. Dans ce dernier cas, l’employé devra justifier sa dépense.
Analyse et rapport
Le module de dépense intègre une section complète d’analyse et de rapport. Vous pourrez analyser l’état de vos dépenses pour n’importe quelle période désirée. Vous pourrez analyser les dépenses par les domaines suivants : par clients, par projets, par catégorie de projet, par catégorie de tâche, par type de dépenses, par catégorie de type de dépense, par employés et par approbateur. Vous pourrez également analyser la tendance de vos dépenses sur une période de temps donné. Pour chaque section du module de dépense, vous pourrez produire des rapports qui pourront être exportés ou imprimés.
Conversion monnaies étrangères
Vos dépenses peuvent être enregistrées dans une monnaie étrangère et TIMETRACKER pour faire automatiquement la conversion. La conversion sera basée sur le taux en vigueur à l’instant même de l’enregistrement. Le montant remboursable sera converti dans la monnaie de l’entreprise. Il est possible de désactiver la conversion automatique lors de l’enregistrement, ce qui permet d’entrer manuellement le montant converti.
Avec TIMETRACKER Note de frais, vous pouvez …
- Saisir des notes de frais (dépenses) et les associés à vos projets et tâches
- Identifier le type de dépense (frais km, frais postaux, voyage etc.)
- Envoyer vos dépenses pour approbation
- Identifier un approbateur
- Définir des barèmes de dépense et les associer à vos employés
- Définir des budgets journalier, hebdomadaire et mensuel par type de dépense
- Définir les type de remboursement par type de dépense
- Envoyer des courriels et des notifications automatiquement (paramétrable)
- Identifier une autre monnaie pour la dépense et permettre une conversion automatique vers la monnaie de l’entreprise.
- Inclure un niveau d’approbation du remboursement.
- Analyser et imprimer vos dépenses
